Totdat PreT eind 2019 werd opgericht, heeft PreT-eigenaar Luc Janssen meer dan 30 jaar in de ICT-sector gewerkt. Daar heeft hij ook kennis gemaakt met M-Files, een documentmanagementsysteem. In Nederland wordt M-Files geleverd door Benelux Group, in tafeltennisland bekend als sponsor van meervoudig landskampioen Taverzo uit Zoetermeer. Luc is dusdanig onder de indruk van de mogelijkheden en met name het gebruikersgemak van M-Files dat hij ook met PreT gebruik maakt van M-Files.

 

Iedere organisatie heeft te maken met administratieve documenten, zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, belastingdocumenten en allerlei contracten. Dat is bij PreT niet anders en die documenten heeft Luc bij PreT allemaal opgeslagen in M-Files.

 

M-Files is een krachtige maar eenvoudig te gebruiken content- en documentmanagement softwaretoepassing die documenten en informatie in bedrijven en organisaties van elke omvang beheert, vindt en met elkaar verbindt. Hierdoor zijn documenten eenvoudig te vinden op basis van de gekoppelde informatie. Dit voorkomt het onnodig veelvoudig opslaan van documenten zoals dat vaak gebeurt bij traditionele oplossingen gebaseerd op opslaglocaties.

 

Naast die administratieve documenten heeft PreT ook inhoudelijke documenten, zoals documentatie van cursussen die door PreT zijn ontwikkeld. Soms zijn die ook samen met andere mensen ontwikkeld en met M-Files is het mogelijk om gecontroleerd samen te werken aan één document. Daarnaast heeft PreT ook een bijna eindeloze hoeveelheid van documenten over sport in het algemeen en tafeltennis in het bijzonder gedigitaliseerd opgeslagen in M-Files. Met M-Files lukt het Luc uitstekend om informatie uit die documenten over een bepaald onderwerp snel te vinden en te combineren.

 

De belangrijkste voordelen van het werken met M-Files zijn voor Luc kwaliteit en efficiëntie. “Voordat ik M-Files kende waren ook mijn documenten opgeslagen in allerlei mappen. Veel tijd ging verloren met het zoeken naar documenten. Had ik dat projectplan nu in de map van de betreffende klant, het project of in de map projectplannen bewaard? Dat zoeken is met M-Files verleden tijd; ik kan de documenten op vele manieren vinden, terwijl de laatste versie van het document maar op één plaats staat. Daarnaast worden wijzigingen automatisch bijgehouden in M-Files. Zo kan ik eenvoudig zien wat de inhoud is van een eerdere versie, deze vergelijken of zelfs herstellen. Nog veel belangrijker dan de tijdwinst is voor mij de kwaliteitswinst. Ik heb bijvoorbeeld alle VISIE-artikelen en veel andere (verwijzingen naar) vakliteratuur opgeslagen in M-Files. Als ik bijvoorbeeld een bijscholing wil geven over de backhand topspin, dan kan ik de informatie die ik daarover heb snel en makkelijk combineren met behulp van M-Files.”